Von der Anmeldung bis zur letzten Schicht: digitales Volunteermanagement

MAKE IT YOURS. RUN MUNICH.

Am Morgen des 11. Oktober genügte in der Einsatzleitung ein Blick auf einen Bildschirm, um zu sehen, welche der mehr als 300 Positionen entlang der 42 Kilometer besetzt waren. Vor einem Jahr wäre das eine Sache von Telefonaten und Listen gewesen.

Möglich gemacht hat das ein digitales Portal, das wir in diesem Jahr selbst entwickelt und erstmals eingesetzt haben. Mit dem Versand der Zertifikate an alle Volunteers ist die Saison abgeschlossen, ein guter Moment für einen Rückblick.

Warum es ein eigenes System braucht

Der Einsatz begann lange vor dem Marathonsonntag. Von Montag bis Donnerstag lief die Pop-Up-Startnummernausgabe im Sporthaus Schuster, am Freitag folgten der erste Münchner Schullauf und der Start des Runners Festival, am Samstag Coffee Run und Kids Run, am Sonntag die Wettbewerbe über alle Distanzen.

Insgesamt waren 2.000 Menschen im Einsatz, an der Startnummernausgabe, auf dem Hans-Jochen-Vogel-Platz, an den Verpflegungsstellen, an der Strecke und im Ziel. Jede Person braucht eine Position, eine Schicht, eine Information und am Ende eine Abrechnung. Je größer die Veranstaltung wird, desto weniger lässt sich das über Tabellen und Verteilerlisten organisieren.

Was das Portal kann

Registrierung, Einsatzplanung, Einteilung, Kommunikation und Abrechnung laufen jetzt an einer Stelle zusammen. Volunteers haben ein persönliches Profil, in dem ihre Einsätze und Briefings jederzeit abrufbar sind und in das sie sich zu Schichtbeginn einchecken. Am Veranstaltungstag kommt das Live-Dashboard dazu, über das die Einsatzleitung jede Position im Blick behält.

Was das für die Veranstaltung bedeutet

Besetzte Verpflegungsstellen und Streckenposten sind die Grundlage dafür, dass ein Lauf dieser Größe sicher und zuverlässig abläuft. Je schneller eine offene Position auffällt, desto schneller lässt sie sich schließen. Genau dafür ist das System gebaut.

Wie es weitergeht

Es hat zuverlässig funktioniert, und was wir in diesem Jahr gelernt haben, fließt in die nächste Ausbaustufe ein.

Vielen Dank an alle Volunteers für eure Unterstützung.